7 vragen over… De digitale assistent

In de rubriek Flexvraag beantwoordt Hans Scheers van Experts in Flex vragen over onderwerpen in de flexbranche. Ook een vraag? Stuur een mail naar info@expertsinflex.nl

1.     Wat versta je onder een digitale assistent?

Met digitale assistenten bedoelen we software die ‘meeluistert’ met gesprekken tussen flexbedrijven en hun opdrachtgevers of kandidaten en die daar een transcript en/of een samenvatting van maken. Ze bieden mooie kansen, maar brengen ook juridische aandachtspunten met zich mee. In dit artikel beantwoorden we een aantal veelgestelde vragen. We focussen ons op recruitment, maar voor sales processen kunnen ze ook worden ingezet.

2.     Wat zijn de voordelen van een digitale assistent tijdens een interview?

Een digitale assistent kan ervoor zorgen dat je als recruiter meer gefocust bent op het gesprek zelf. Je hoeft minder aantekeningen te maken, want dat doet de assistent voor je. Dat bespaart tijd en zorgt ervoor dat je achteraf direct de kernpunten op een rij hebt.

3. Zijn er ook risico’s of juridische haken en ogen?

Zeker. De AVG beschouwt het opnemen van gesprekken als verwerking van persoonsgegevens. In de praktijk betekent dit dat je transparant moet zijn naar de kandidaat over het gebruik van de assistent, toestemming moet vragen en alleen gegevens mag opslaan die je echt nodig hebt. En dat het verboden is om gegevens over bijvoorbeeld ras, religie of gezondheid op te slaan. In de meeste gevallen heb je niet meer nodig dan een samenvatting van het gesprek. Ook de Europese AI-act heeft invloed op het gebruik van een digitale assistent.

4. Hoe vraag ik die toestemming op een praktische manier?

Je hoeft geen lange juridische verklaring af te leggen. Maar zorg er wel voor dat je aangeeft dat een assistent meeluistert en waarom. Denk aan een uitleg als “Vind je het goed als mijn digitale assistent meeluistert met dit gesprek? Deze maak er met behulp van Artificial Intelligence een verslag van, waardoor ik mijn volledige aandacht aan het gesprek zelf kan besteden.” De kandidaat moet uitleg kunnen vragen en kunnen weigeren. Dat mag niet leiden tot een slechtere dienstverlening!

5. Wat moet ik nog meer doen om aan de regels te voldoen?

Zorg dat de data goed beveiligd is en dat je ze niet langer bewaart dan nodig. Dit valt samen met de bewaartermijn van de overige persoonsgegevens die je (als het goed is) ingeregeld hebt. Daarom is het raadzaam om je digitale assistent te integreren in je recruitmentsysteem: dan worden de gegevens automatisch verwijderd als dit volgens de AVG vereist is. Neem dit op in je privacyverklaring. Zet daar ook in dat je AI gebruikt om de gesprekken te analyseren.

6. Helpt een digitale assistent ook bij het matchen?

In combinatie met goede matching software kan dat zeker. Het is wel belangrijk dat je assistent de uitkomsten van het gesprek goed structureert. Daarom adviseer ik ook om een assistent te kiezen die getraind is op kandidaat interviews. Ook hier geldt weer: een goede integratie in je recruitmentsysteem helpt om er het maximale uit te halen! Let op: Je mag AI niet laten besluiten of je bijvoorbeeld een kandidaat wilt afwijzen. Daar moet wezenlijke menselijke tussenkomst bij plaatsvinden.

7. Zijn er nog andere praktische tips?

Overweeg om de samenvatting van het gesprek altijd te delen met je gesprekspartner. Dat is niet verplicht, maar wel zo transparant. Bovendien geef je de gesprekspartner de mogelijkheid om opmerkingen of aanvullingen te geven. Dit maakt het resultaat nog completer.

Win goed advies in voordat je begint en zorg dat je medewerkers goed getraind zijn. Dat zorgt niet alleen voor een effectief gebruik, maar zorgt er ook voor dat je compliant bent met de AVG en de AI-act, die vereist dat medewerkers ‘AI geletterd’ zijn.

Dit artikel verscheen eerder in het Flexmarkt Magazine