In de rubriek Flexvraag beantwoorden Henk Geurtsen, Martijn Remmelzwaal en Hans Scheers vragen over onderwerpen in de flexbranche.
Welke vragen zou je moeten stellen over… ICT?
Wil ik klant zijn van mijzelf?
Die vraag kan vanuit het gezichtspunt van elke stakeholder worden gesteld: inlener, uitzendkracht, recruitment, marketing, HR-temp, backoffice, directie. Borg met elkaar dat de “user experience” goed getoetst wordt. Reserveer ondanks druk van tijd, kosten of andere belangen voldoende tijd hiervoor.
Hoe goed kennen en benutten we onze systemen?
Vaak worden niet alle mogelijkheden gebruikt of zelfs anders gebruikt dan bedoeld. Als dat een bewuste keuze is, dan hoeft dat niet verkeerd te zijn. Het komt nogal eens voor dat mogelijkheden onbenut blijven door gebrek aan kennis of door gebrek aan interesse in het onderwerp. Regel intern een aantal superusers die ruimte krijgen naast hun bestaande taken, om hun nieuwe rol goed in te vullen.
Hoe helpt ICT mijn recruiters?
Systemen in de frontoffice moeten bedoeld zijn om de interne medewerkers te helpen om succesvoller te zijn in hun werk. Stel jezelf daarom de vraag of je systemen je recruiters écht ondersteunen. Een blije medewerker leidt tot succes.
Wat zou een verbetering mij kosten en wat zou het me opleveren?
Als het om ICT gaat, wordt vaak gekeken naar de kosten. Voor de migratie van een primaire applicatie in het landschap, dien je toch al snel een doorlooptijd van 6 maanden te rekenen. Dit drukt op de tijdsbesteding bij medewerkers van de eigen organisatie. Daarnaast worden er uiteraard ook out of pocket kosten gemaakt. Kijk niet alleen naar de (aanloop)kosten maar kijk naar de totale business case: slimme oplossingen leveren ook efficiencywinst op. Daarnaast bieden ze nieuwe (commerciële) kansen.
Welke verbeteringen zijn mogelijk?
Waar verbeteringen mogelijk zijn is uiteraard volledig afhankelijk van de situatie. Twijfel je of het beter kan, laat je situatie dan eens doorlichten. Werk de eigen hoofdprocessen goed uit. Bekijk waar systemen met elkaar zouden moeten koppelen of wellicht overlap vertonen. Is dat goed en efficiënt ingericht? Een betrekkelijk eenvoudige quickscan geeft je vaak al veel inzicht in de verbetermogelijkheden.
Hoeveel registreren wij in schaduwsystemen?
Vooropgesteld, Excel is een geweldig handig hulpmiddel en het wemelt op internet van andere “productiviteitstools” die te pas en te onpas worden ingezet. Zodra “Excelletjes” gebruikt worden om van alles en nog wat te registreren, dan is dat vaak een teken van tekortkomingen of het verkeerde gebruik van de aanwezige software.
Welke capaciteiten/kwaliteit heb ik in huis en heb ik nodig?
Bij het beoordelen of de huidige software optimaal wordt gebruikt is een onafhankelijke blik onontbeerlijk. Een slager moet niet zijn eigen vlees keuren. Dat geldt ook voor het selecteren van nieuwe pakketten. Het inventariseren van de gewenste situatie behoeft een objectief en deskundig oog. Bij een implementatietraject krijg je altijd de tegenstelling tussen belangen van de leverancier(s) en die van jullie als afnemer. Als een van deze partijen verantwoordelijk is voor het projectmanagement, ontstaat er vrijwel altijd een vingerwijzende situatie. Extern projectmanagement voorkomt dit.
Dit artikel verscheen ook op de website van Flexmarkt
