Voor ieder uitzend- en detacheringsbureau is een goed functionerende mid- en backoffice een randvoorwaarde voor succes. Maar als je het verschil wilt maken, dan moet je zorgen dat je sales- en recruitmentproces onderscheidend is. Experts in Flex ondersteunt Maintec om recruitment technologie in praktijk te brengen.
Maintec is gespecialiseerd in het bemiddelen van technisch ‘blue collar’ personeel. Schaarse profielen, waar het bedrijf zo goed mogelijk voor wil zorgen. In het verleden lag de nadruk op het betrekkelijk kortcyclische uitzenden. Tegenwoordig neemt Maintec steeds meer vaklieden in vaste dienst om hen te detacheren en waar nodig verder op te leiden. In 2020 besloot Maintec om de verloning in eigen hand te gaan nemen. De mid- en backoffice functioneerde al snel goed, maar er was geen goede afstemming met het recruitmentproces. Maintec wilde de cirkel gesloten krijgen.
Directeur Johan Rensing schetst de situatie: “Ons recruitmentsysteem stond volledig los van onze backoffice. Bovendien was het systeem in de loop van de jaren erg vervuild geraakt. We wilden inzicht krijgen in ons totaalproces. Van instroom tot en met de plaatsing en de daaruit voortvloeiende resultaten. Daarnaast wilden we een waardevol kandidatenbestand, waarmee we onze recruiters en accountmanagers helpen om succesvol te zijn. Behoorlijk ambitieus, want wij zijn meer dan een traditionele bemiddelaar. Naast lokale vaklieden bemiddelen we ook internationale specialisten en leiden wij mensen op via het BBL traject of in onze eigen vakschool. Daarom hebben we Hans Scheers van Experts in Flex gevraagd om ons te helpen bij het inrichten en implementeren van ons ideale systeem.”
Ideaalproces
Hans Scheers: “Maintec werkte voor de urenregistratie en de verloning al met de software van Tigris. Het leek dus een logische keuze om ook de recruitment onder te brengen in Tigris. Toch was het niet meteen een ‘gelopen koers’, want Maintec had flink wat wensen. Samen met een werkgroep uit verschillende geledingen van de organisatie hebben we eerst het huidige proces in kaart gebracht. Dat hebben we kritisch bekeken, met de mogelijkheden van de huidige technologie in het achterhoofd. Van daaruit hebben we het ideaalproces voor Maintec beschreven. Dat hebben we aan Tigris voorgelegd en hen gevraagd hoe ze dat zouden kunnen ondersteunen. Uiteindelijk bleken zij daar de mogelijkheden voor te hebben.”
Hiermee was de keuze gemaakt en kon begonnen worden aan de inrichting.
Specialties
Buiten de traditionele bemiddeling, wilde Maintec haar ‘specialties’ ondersteunen.
In de eigen vakschool leidt Maintec nieuwe techneuten op. Daarbij werkt Maintec intensief samen met het UWV. Het administratieve proces daaromheen moest zo ingericht worden, dat op ieder moment inzicht is in de status van de UWV-kandidaten.
Daarnaast begeleidt Maintec ook techneuten naar een vakdiploma via het BBL-traject. Daar heb je te maken met cursus budgetten, vergoedingen voor school- en boekengeld en soms subsidies die aangevraagd moeten worden. Ook hiervan moest de administratieve afhandeling ingericht worden.
Bij de bemiddeling van internationaal personeel komt vooral op facilitair gebied veel kijken: ondersteuning bij het aanvragen van een BSN- en banknummer, huisvesting en vervoer. En niet te vergeten de begeleiding van de werkenden als ze eenmaal aan de slag zijn. Dit alles moet ondersteund worden door het nieuwe systeem.
Ten slotte levert het technische specialisme van Maintec zelf ook specifieke eisen met zich mee. Gereedschap dat wordt uitgegeven, moet beheerd worden en de procedures uit de Veiligheid en Gezondheid (VG) Checklist Uitzendkrachten (VCU) moeten worden geïntegreerd in het werkproces.
Draagvlak
Gedurende het traject is veel aandacht geweest voor de eindgebruikers. Hans Scheers: “Een systeem kan nog zo goed zijn, het gaat pas resultaat opleveren als de eindgebruikers er optimaal mee werken. Daarom hebben we steeds goed geluisterd naar de signalen uit het veld. Wat heb jij nodig om succesvol te zijn? Hoe kan het systeem jouw werk gemakkelijker of prettiger maken? Deze informatie haalden we al voor de livegang op, door het nieuwe systeem tijdens de trainingen te komen ‘brengen’ op de vestigingen. Tijdens de trainingen konden de gebruikers meteen hun eigen nieuwe werkproces ervaren, met hun eigen kandidaten en opdrachtgevers.
Sommige suggesties die erg veel betekenden voor de gebruikers, waren eenvoudig in te bouwen. Natuurlijk kon niet ieder verzoek ingewilligd worden. Soms kan iets technisch niet en soms past een verzoek niet in de strategie van de organisatie. Maar als je daar duidelijk over bent, kan het besluit meestal toch rekenen op draagvlak binnen de organisatie.”
Scherpe keuzes
Bij het overzetten van gegevens vanuit het oude systeem stond de kwaliteit centraal. Ontbraken er gegevens van een kandidaat of was er onduidelijkheid over de AVG-status, dan werd de kandidaat niet meegenomen. Dat dwong de recruiters en accountmanagers tot een scherpe keuze: zorgen dat je de gegevens achterhaalt of afscheid nemen van een kandidaat. Hans Scheers: “Dat was in het begin wel lastig, want je bent toch bang dat je kansen laat liggen. Toch bleek het een verstandige strategie, want nu merken we al dat er sneller in de eigen bestanden wordt gezocht dan voorheen. Je weet namelijk dat iedere kandidaat die erin staat ook relevant is. Je bent niet meer aan het bladeren door pagina’s met verouderde gegevens.”
Continue verbetering
Het hele project, van de voorbereiding tot en met de livegang, heeft ongeveer 6 maanden in beslag genomen. Vanaf dat punt is direct het traject van continue verbetering in gang gezet.
Johan Rensing: “We hebben onze mensen beloofd dat we een goed basissysteem zouden neerzetten. En dat ze erop kunnen rekenen dat we hun ervaringen daarna gaan gebruiken om het systeem steeds beter te maken. Dat is waar we nu mee bezig zijn: via de werkgroep komen steeds verbeteringsvoorstellen aan de oppervlakte. Daaraan proberen we snel te voldoen. Vanaf dit punt gaan we mooie nieuwe stappen zetten!”
Recruitment wordt steeds meer marketing
Hans Scheers: “Maintec investeert ontzettend veel in haar kandidaten. Net als bij veel bemiddelaars zagen we echter dat veelbelovende kandidaten tussen wal en schip raakten, omdat ze op enig moment niet meer ‘top of mind’ waren. Dat komt doordat men niet genoeg wist van deze kandidaten, of omdat deze kennis niet goed vastgelegd werd. Door te beginnen met een heel compleet bestand, ligt alles vast wat je nodig hebt om te kunnen segmenteren. Van daaruit kan je slimme marketingtools inzetten om kandidaten te activeren. Dat gaat de volgende stap voor Maintec zijn: een slimme samenwerking tussen marketing en recruitment, waarbij marketing als een interne ‘leadgenerator’ functioneert en recruitment het inhoudelijk overneemt. Recruitment wordt steeds meer marketing.”
Johan: “We hebben een belangrijke stap gezet. De cirkel (van ons totale proces) is gesloten, de basis staat. Vanuit deze basis gaan we blijven doorontwikkelen. Dat zal nooit stil komen te staan, want de markt verandert snel en wij willen voorop blijven lopen!”
Wat gaat de kandidaat ervan merken? Johan: “Wij streven ernaar om een relatie op te bouwen met de kandidaten waar wij in geloven. Zij zullen dus vaker iets van ons horen. Zonder dat we gaan ‘spammen’, want doordat we steeds meer van onze kandidaten weten, zullen we alleen relevante berichten sturen, op een manier die past bij de wensen van de kandidaat.”
Hans: “Maintec heeft de eerste stap gezet in een succesvolle toekomst. De arbeidsmarkt, zeker voor technische specialisten, zal uitdagend blijven. Maar Maintec heeft de tools in handen om in te kunnen springen op de ontwikkelingen.”
