Op deze pagina staat de tekst uit de factsheet van de Rijksoverheid met betrekking tot de in mindering te brengen kosten. In onze transitievergoeding-tool wordt verwezen naar deze informatie.
3: In mindering brengen van kosten op de transitievergoeding
De werkgever mag zogenoemde transitie- en inzetbaarheidskosten onder voorwaarden (zie paragraaf 3.1) in mindering brengen op de transitievergoeding. Hieronder wordt eerst aangegeven wat onder transitie- en inzetbaarheidskosten wordt verstaan. Daarna wordt ingegaan op de voorwaarden waaronder zij op de transitievergoeding in mindering kunnen worden gebracht.
Transitiekosten
Transitiekosten zijn kosten die gemaakt zijn in verband met (dreigend) ontslag. Ze zijn gemaakt om (een periode van) werkloosheid na het einde van het contract te voorkomen (of te verkorten). Transitiekosten zijn bijvoorbeeld de kosten voor (om)scholing of een outplacementtraject bij ontslag. Spreken de werkgever en werknemer een langere opzegtermijn af dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn? En is de werknemer die periode vrijgesteld van het verrichten van arbeid? Dan zijn de kosten daarvan ook transitiekosten.
Inzetbaarheidskosten
Inzetbaarheidskosten zijn kosten die al eerder tijdens het dienstverband gemaakt zijn om de inzetbaarheid van de werknemer binnen of buiten de organisatie van de werkgever te bevorderen. Hieronder valt bijvoorbeeld een cursus coachingsvaardigheden die een accountant wil volgen, terwijl zijn huidige functie daartoe geen aanleiding geeft.
Inzetbaarheidskosten die zijn gericht op een andere functie bij een andere werkgever, maar ook kosten die zijn gericht op een andere functie bij de eigen onderneming van de werkgever mogen in mindering worden gebracht. Dit laatste geldt vanaf 1 juli 2020. Kosten die worden gemaakt voor het vervullen van de huidige functie van de werknemer mogen niet in mindering worden gebracht. Kosten die de werkgever maakt op grond van wettelijke verplichtingen, zoals de re-integratie van een arbeidsongeschikte werknemer in het eerste of tweede spoor, of in het kader van herplaatsing kunnen ook niet in mindering worden gebracht.
Inzetbaarheidskosten moeten in een periode van maximaal 5 jaar voor het einde van het contract zijn gemaakt. Hebben de werkgever en werknemer zelf schriftelijk andere afspraken vastgelegd over de periode? Dan geldt de afgesproken (kortere dan wel langere) periode.
Duale opleidingen
Onder inzetbaarheidskosten vallen ook kosten van duale opleidingen. Bijvoorbeeld opleidingen in het kader van de beroepsbegeleidende leerweg (bbl). Onder de kosten van de opleiding wordt verstaan alle kosten die de werkgever daarvoor maakt tijdens de gehele periode waarin iemand de opleiding volgt (zoals bijvoorbeeld begeleidingskosten). In dit geval mag de werkgever de kosten van opleidingen in mindering brengen als sprake is van een contract dat uitsluitend is aangegaan om een dergelijke opleiding te kunnen volgen. De werkgever mag de kosten alleen in mindering brengen op het deel van de transitievergoeding dat is opgebouwd in de periode waarin de werknemer de opleiding volgde. Is het contract na afronding van de opleiding aansluitend of binnen uiterlijk zes maanden voortgezet? Dan kunnen de kosten niet in mindering worden gebracht. Hier geldt niet het vereiste dat de kosten voor inzetbaarheid in een periode van maximaal 5 jaar voor het einde van het contract gemaakt moeten zijn.
3.1. Voorwaarden in mindering kunnen brengen transitie- en inzetbaarheidskosten
De volgende voorwaarden gelden zowel voor het in mindering kunnen brengen op de transitievergoeding van transitie- als inzetbaarheidskosten.
- Gespecificeerd en schriftelijk medegedeeld: Kosten kunnen alleen in mindering worden gebracht als ze zijn gespecificeerd voordat ze zijn gemaakt en de werkgever de werknemer schriftelijk heeft geïnformeerd over de specificatie. Voorafgaande (mededeling over) specificatie is niet nodig als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
- Schriftelijke instemming: De werknemer moet vooraf schriftelijk instemmen met het in mindering brengen van de kosten op zijn transitievergoeding. Maakt de werkgever kosten om te voldoen aan collectieve afspraken? Zoals afspraken in een cao of afspraken die zijn gemaakt met de ondernemingsraad, over bijvoorbeeld het aanbieden van een outplacementtraject? Dan is instemming van de werknemer niet nodig. Instemming is ook niet nodig als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
- Kosten gemaakt door werkgever: De kosten moeten zijn gemaakt door de werkgever die de transitievergoeding moet betalen. Als de kosten zijn gemaakt door een werkgever, die door een andere werkgever is opgevolgd dan kunnen deze niet in mindering worden gebracht. Van opvolgend werkgeverschap is sprake als de werknemer achtereenvolgens in dienst is geweest van verschillende werkgevers en deze werkgevers ten aanzien van de verrichte arbeid redelijkerwijs geacht moeten worden elkaars opvolger te zijn. Daarbij is het niet van belang of de opvolgende werkgever inzicht had in de hoedanigheid en geschiktheid van de werknemer.
- Kosten gemaakt voor werknemer: De kosten moeten daadwerkelijk zijn gemaakt ten behoeve van de werknemer die de transitievergoeding ontvangt. Als een werknemer geen gebruik heeft gemaakt van een bepaalde maatregel waar kosten tegenover staan, mag de werkgever deze kosten niet in mindering brengen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als de werknemer op grond van een sociaal plan recht heeft op een outplacementtraject, maar hiervan geen gebruik maakt.
- Loonkosten: Loonkosten mogen niet in mindering worden gebracht. Dit geldt bijvoorbeeld voor loon dat de werknemer ontving in de periode waarin hij een cursus volgde.
Uitzondering: Spraken de werkgever en werknemer een langere opzegtermijn af dan de wettelijke of eerder overeengekomen opzegtermijn? En was de werknemer die periode vrijgesteld van het verrichten van arbeid? Dan mag de werkgever de bijkomende kosten (waaronder loon) in mindering brengen. - Redelijkheid kosten: De werkgever mag kosten alleen in mindering brengen als ze in redelijke verhouding staan tot het doel waarvoor ze zijn gemaakt.
- Tijdens of na de periode waarover transitievergoeding wordt berekend: Transitie- en inzetbaarheidskosten mag de werkgever alleen in mindering brengen op de transitievergoeding als deze zijn gemaakt tijdens of na de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend. Ook voorafgaande arbeidsovereenkomsten bij dezelfde werkgever kunnen meetellen voor de periode waarover de transitievergoeding wordt berekend. Dat is bijvoorbeeld het geval als een werknemer eerst een tijdelijk contract heeft bij een werkgever en vervolgens op een vast contract werkzaam is bij diezelfde werkgever, en de periode tussen de contracten ten hoogste zes maanden bedraagt. Inzetbaarheidskosten die de werkgever tijdens de eerdere arbeidsovereenkomst heeft gemaakt kunnen dus in mindering worden gebracht. Ook kosten die ná ontslag worden gemaakt, bijvoorbeeld kosten voor (om)scholing, kunnen dus in mindering worden gebracht.
- Kosten elders declareerbaar: Kan de werkgever gemaakte transitie- of inzetbaarheids- kosten (gedeeltelijk) elders verhalen (bijvoorbeeld op een O&O-fonds)? Dan kunnen ze (voor dat deel) niet in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. Deze voorwaarde geldt niet als het gaat om kosten voor een duale opleiding.
- Kosten voor rekening van de werknemer: Kan de werkgever gemaakte transitie- of inzetbaarheids- kosten (gedeeltelijk) op de werknemer verhalen (bijvoorbeeld in het kader van een studiekostenbeding)? Dan kunnen ze (voor dat deel) niet in mindering worden gebracht op de transitievergoeding.
3.2. Rekenvoorbeeld in mindering brengen transitie- of inzetbaarheidskosten
Voorbeeld 1: werkgever en werknemer maken afspraken
De bruto transitievergoeding bedraagt € 5000. De werknemer wordt ontslagen in verband met een reorganisatie.
De werkgever en de werknemer hebben afgesproken dat de werknemer een outplacementtraject gaat doen, de werkgever dit traject betaalt en de kosten hiervoor in mindering worden gebracht op de transitievergoeding. Het outplacementtraject kost € 2000.
Op welk bedrag brengt de werkgever de € 2000 in mindering? Welk bedrag ontvangt de werknemer op zijn rekening?
De werkgever brengt de € 2000 in mindering op de bruto transitievergoeding. Er resteert een bruto transitievergoeding van € 3000. De bruto transitievergoeding betreft loon uit vroegere dienstbetrekking. De werkgever zal op het bedrag van € 3000 o.a. loonbelasting en premies volksverzekeringen inhouden. De werknemer ontvangt vervolgens het netto equivalent op zijn rekening.
Voorbeeld 2: werkgever en werknemer maken geen afspraken
De bruto transitievergoeding bedraagt € 5000. De werknemer wordt ontslagen in verband met een reorganisatie. De werkgever en de werknemer maken geen afspraken over een outplacementtraject. De werknemer wil zelf een outplacementtraject volgen en betaalt dit zelf. Dit traject kost € 2000.
Welk bedrag ontvangt de werknemer op zijn rekening?
De werkgever maakt geen kosten voor het outplacementtraject, dus hij kan deze kosten niet in mindering brengen op de transitievergoeding. De bruto transitievergoeding betreft loon uit vroegere dienstbetrekking. De werkgever zal op het bedrag van € 5000 o.a. loonbelasting en premies volksverzekeringen inhouden. De werknemer ontvangt vervolgens het netto equivalent op zijn rekening. De werknemer kan vervolgens met dit netto bedrag op eigen kosten een outplacementtraject volgen.